Guía de edificios para conocer sus obligaciones y responsabilidades

Actualmente hay aplicaciones y regulaciones específicas sobre edificios:
• Libro del edificio
• Informe de Inspección Técnica de los Edificios (ITE).

En la comunidad autónoma del país vasco se ha desarrollado esta guía que pretende explicar las obligaciones y responsabilidades del inmueble.
La guía hace referencia exclusivamente a los edificios de uso residencial, es decir, edificios de viviendas y locales
Los edificios e instalaciones tienen que diseñarse, construirse, cuidarse y usarse de manera que cumplan unos requisitos básicos:
• Funcionalidad
Utilización, Accesibilidad, Telecomunicaciones, Servicios postales

• Relativo a la seguridad
Estructuras, Incendios, Uso

• Relativo a la habitabilidad
Salubridad, estanqueidad y protección del medio ambiente, Ruido , Control energético

El Mantenimiento

Los propietarios tienen la obligación de conservar en buen estado el edificio mediante un adecuado uso y mantenimiento.
Todo propietario debería recibir, conservar y transmitir la documentación de las obras realizadas y los seguros y garantías que tenga dicha obra.
Es obligación de los usuarios, la utilización adecuada de los edificios.
Hay dos tipos de mantenimiento:
• Mantenimiento Preventivo = uso cuidadoso, inspección periódica programadas, siguiendo las previsiones del Libro del Edificio.
• Mantenimiento Correctivo = arreglar desperfectos concretos para que vuelvan a estar en buen estado.

Libro del edificio

El trascurso del tiempo y el uso y disfrute de la vivienda conlleva un desgaste natural. Es necesario revisar el edificio periódicamente para prevenir, mantener, reparar y mejorar lo que sea preciso.

Para mantener el valor de la inversión hay que mantenerlo en perfectas condiciones y así disfrutarlo con confortabilidad y seguridad.
Al finalizar la obra el promotor debe entregar a los adquirientes de la vivienda, la documentación del Proyecto elaborado y sus modificaciones.

También debe incluir las instrucciones de uso y mantenimiento del edificio y sus instalaciones.

Todo ello es el Libro del Edificio que orienta a la comunidad para tener un plan de mantenimiento preventivo.
En el libro del edificio debe constar:
• Proyecto: determina las exigencias técnicas.
• El acta de recepción de la obra: firmado por el promotor y constructor.
• Agentes que participan durante el proceso de edificación.
• Instrucciones de uso y mantenimiento y de sus instalaciones.
Los edificios nuevos y los que han sufrido una rehabilitación integral deberían disponer del libro del edificio, donde desarrollar el plan de mantenimiento preventivo y correctivo.

El resto de los edificios, la Inspección técnica, es un plan de revisión de los defectos del edificio.
Para cumplir las exigencias y obligaciones que legislan las comunidades de propietarios. Cada comunidad debe tener un Plan de Uso y Mantenimiento del Edificio y tener un Técnico de Cabecera para que colabore, oriente y asesore a la comunidad de propietarios.

Plan de Uso y Mantenimiento 

En la Ley de Ordenación de la Edificación se establecen los requisitos básicos del edificio. Los propietarios de conservar en buen estado la edificación mediante un buen uso y mantenimiento y guardar toda la documentación de las obras ejecutadas.
Este documento es obligatorio en todas las comunidades de obra nueva y en las obras de rehabilitación integral.
El Plan de uso y mantenimiento es el documento del que deberían disponer los propietarios para planificar las intervenciones en su propio edificio. Lo que se trata es de evitar las improvisaciones y el mantenimiento correctivo.
La Inspección Técnica del Edificio (ITE) puede no detectarse lesiones del edificio. En este caso, se entiende como mantenimiento el con junto de cuidados a efectuar periódicamente para prevenir el deterioro de un edificio y mantenerlo en un buen estado. Esto se puede identificar con el Plan de Uso y Mantenimiento.
El Plan de Uso y Mantenimiento debería incorporar:
• todos los elementos que configuran el edificio y que deben inspeccionarse
• plazos o periodos que se deben revisar
• agente que debe realizar la revisión
• acciones que se puedan derivar
• la comunidad debe incluir estos mantenimientos para calcular el presupuesto anual.
Por la complejidad que estos trabajos conllevan se aconseja la contratación de un agente especializado (Técnico de cabecera) que realizara:
• Asesorar a la comunidad de propietarios en la gestión de los agentes mantenedores.
• Colaborar con la comunidad en la contratación de los suministros que más convengan.
• Realizar la supervisión y coordinación de las tareas y trabajos

Para mas información consulten:

http://www.coaatbi.org/guia-comunidades

Medidas Seguridad contra incendio

Un incendio puede provocar daños en zonas comunes como paredes, portal, garaje e incluso en la estructura del edificio.

Es importante que cada edificio disponga de unas medidas se seguridad adecuadas, para que se pueda extinguir un posible incendio rápidamente.

Hay que exigir a las viviendas dotación mínima de instalación de protección que protejan las vidas de las personas y que minimicen los daños por el fuego y el humo.

Los aparatos productores de calor son la principal causa del origen de los incendios.

En un piso las habitaciones donde se producen el mayor número de incendio son: el salón, el dormitorio y la cocina.

Consejos para prevenir incendios

Para evitar un incendio hay que preparar los edificios.

Las comunidades de vecinos están obligadas por ley a disponer de instalaciones de Protección Contra Incendios realizadas por empresas autorizadas ante la Dirección General de Industria. Estas instalaciones deben de realizar el mantenimiento anual correspondiente.

Los recursos más utilizados en comunidades son:

• Extintores portátiles: Es obligatorio tener un extintor en cada piso del edificio.
• Boca de Incendio: colocar una en las zonas en las que pueda haber un cortocircuito (salas calderas, trasteros, ...).
• Sistema automático de extinción de incendios: obligatorio si hay más de 80 metro de altura entre uno o varios pisos y la puerta de salida al exterior.
• Alarma de detección de incendios: obligatorio si la salida del edificio está a más de 50 metros de altura de uno o varios pisos del edificio.
• Columnas secas o vacías: deben instalarse si la altura supera los 24 metros.

Uno de los problemas que tienen los sistemas de detección son las falsas alarmas, y por ello pueden perder credibilidad e incluso pueden llegar a apagarse para que no molesten. Esto puede ser perjudicial para la comunidad porque los sistemas no se utilizan para el fin que fueron contratados.

Seguro comunitario

El seguro comunitario no es de contratación obligada, pero es importante contar con una garantía mas allá de tu seguro de casa y para el común de los vecinos.

El objetivo del seguro comunitario es proteger a la comunidad ante situaciones de emergencias.

La cobertura de incendio se preocupara de cubrir los daños materiales en el continente:

• Todo aquello que forma parte de su estructura.
• Contenido comunitario.
• Los desperfectos causados en la propiedad.
• Gastos de extinción de incendio.
• Pago por inhabitabilidad temporal en vivienda y locales.
• Responsabilidad Civil si se han causado daños a propiedades cercanas.

(Habrá que mirar cada póliza para ver lo que está contratado y que límites de cantidades tienen).

Cuando la violencia y el acoso es en el entorno comunitario estamos hablando de Blocking o acoso vecinal.

El acosador lo que suele hacer es buscar culpables de sus males. Quiere hacer pagar sus problemas personales o laborales que puedan tener mostrando agresividad con:

• Vecinos
• Presidente de la comunidad
• Administrador de fincas

La forma de actuar del acosador es siempre muy similar. Suele iniciarse por una pequeña disputa o molestia de convivencia, aunque hay casos que no hay razón fundada.

El acosador según su perfil psicológico es de un psicópata socializado, que tiene falta de empatí­a, limitación profunda de sus emociones y es narcisista.

Se obsesionan con una persona o familia de su comunidad y es entonces donde empieza el acoso vecinal.

Este vecino obsesionado suele dejar notas amenazantes en el buzón, increpar a su vecino cada vez que se encuentran, pintadas en las puertas, daños en su propiedad, control constante, rumores.

Hay que señalar que los acosados pueden llegar a sufrir el vací­o de otros vecinos haciendo caso a los rumores que han oído.

El objetivo último del acosador es que el acosado abandone la comunidad.

No hay que confundir una situación puntual de desacuerdo entre vecinos con el acoso vecinal. La diferencia entre actividad molesta y acoso vecinal lo establece el código Penal cuando establece las penas. Especifica que las sanciones pueden ir con penas de prisión de 3 a 24 meses o multas de 6 euros al día de 6 meses a 2 años.

Los vecinos que sufren acoso suelen tener desajustes físicos, mentales y sociales:

• Ansiedad
• Alteraciones de sueño
• Adiciones
• Alteraciones fí­sicas
• Apatía
• Pérdida de autoestima e infravaloración.
• Fobias (Miedos acentuados y continuos)
• Sentimientos de fracaso, impotencia y frustración.
• Problemas de concentración, disminución de atención y memoria
• Trastornos de la conducta social:
  • Susceptibles e hipersensibles a las crí­ticas.
  • Irritabilidad y agresividad.
  • Conducta de aislamiento, evitación, etc.
  • Deterioro de la vida social de la persona y de su entorno familiar y social.

Este acoso tiene consecuencias negativas en las personas que lo sufren:

• Malestar en las relaciones familiares
• Desestructuración familiar
• Abandono de las responsabilidades familiares.

Muchas familias terminan abandonando su domicilio y cambiando de residencia. Hay muchas personas no tienen posibilidad econímica de hacerlo y el problema se agrava.

 Cada vez más vecinos se deciden a denunciar para terminar con el acoso vecinal.

El artículo 172 del Código Penal, habla del acoso vecinal ya que incluye los delitos de acoso o blocking. Tipifica que una persona es víctima de otra si le persigue o perturba de forma constante y habitual.

Este delito entró en vigor el 1 de julio del 2015.

La primera sentencia en Tudela, se condenó a una persona por realizar insistente y reiteradas llamadas telefónicas, enviós de whatsapps y mensajes de texto (algunos con contenido sexual) a la ví­ctima, que alteraron su vida normal.

El criterio fijado por el tribunal supremo para detectar el acoso vecinal es una "acción prolongada en el tiempo que altere la vida cotidiana de la ví­ctima".

La prueba del acoso:

• Documentos (correos electrónicos, whasapps, llamadas, ..)
• Testigos

Actualmente,  los conflictos entre vecinos se producen cada vez más frecuentemente. Además, cada vez son más los vecinos que se atreven a denunciar.

Garantías del Colegio Administradores de Fincas

Los servicios profesionales vienen garantizados por personas que han demostrado su capacitación y que se han asociado a órganos profesionales.

En este caso al Colegio de Administradores de Fincas de Bizkaia.

Para la optimización de los servicios con profesionales de calidad y cualificados, se debe contratar a un administrador de fincas que pertenezca a un Colegio de Administrador de Fincas.

El cometido del Colegio Administradores de Fincas faculta a un profesional a ejercer la profesión de administrador de fincas, dentro de la defensa y disciplina que el colegio marca. El colegio debe garantizar los intereses de los copropietarios en los servicios que ofrecen sus colegiados.

EL colegio de Administradores de Fincas ofrece un profesional  de garantía.

Garantías Profesionales

El Colegio Territorial de Administradores de Fincas de Bizkaia basa sus garantías profesionales en:

• Formación:

Actualmente la profesión se ha especializado mucho haciéndose cada vez más compleja.

Cada vez es más complejo gestionar una comunidad de vecinos sin la ayuda externa de un administrador de fincas.

Requiere una gran especialización y preparación para la aplicación de las leyes. Lo que obliga al administrador a realizar cursos, charlas, conferencias,.. para actualizar los conocimientos.

El administrador de Fincas debe estar al corriente en los temas que son de su competencia garantizando un servicio y asesoramiento que merece el ciudadano.

• Información Continua

Los Administradores de fincas colegiados tiene a su disposición el Boletín Oficial de Estado, Bases de datos totalmente actualizadas de jurisprudencia, sentencias judiciales, índice de Precios al Consumo, Ayudas Gobierno Vasco, Ayuntamiento ...

• Deontología y Disciplina de los colegiados

El Administrador de fincas es un puesto de confianza. Ya que los propietarios de la comunidad confían todas las cuestiones económicas, administrativas, legales y de mantenimiento en su persona.

El administrador de fincas está capacitado profesionalmente para el desarrollo de sus funciones y garantiza la eficacia, responsabilidad y profesionalidad que merece el comunero.

• Dignidad Profesional

El Colegio de Administradores de Fincas garantiza a los propietarios que sus colegiados son profesionales cualificados para el ejercicio de sus funciones.

El Colegio de Administradores de Fincas de Bizkaia hace cumplir y vigila a sus colegiados la legislación correspondiente.

Asimismo, adopta las medidas para evitar el intrusismo profesional y competencia desleal para asegurar a los comuneros que los profesionales están capacitados.

Garantías Económicas

El Colegio de Administradores de Fincas de Bizkaia garantiza las actuaciones de sus colegiados mediante dos seguros:

• Fianza Colegial de hasta 25.000,00 € por administrador colegiado. Para el caso de perdida o desajustes en la gestión económica.

• Responsabilidad Civil de 1.000.000,00 € para el caso de imputación de los tribunales de justicia por la actuación o dejación del administrador colegiado.

El consumidor debe preguntar en el colegio, ya que puede que no todos los colegiados están cubiertos por estas pólizas.

JUNTA DE VECINOS

Una junta de vecinos es la reunión que hacen todos los propietarios de un inmueble, ya sean pisos, locales, garajes ..

Estas juntas se hacen para favorecer el funcionamiento del inmueble y velar por los intereses y derechos de los vecinos.

En toda comunidad existe la figura del Presidente. Este será¡ un propietario del inmueble que ejercerá¡ el cargo durante un año.

La ley de Propiedad Horizontal en el articulo 16.1 expone "La Junta de propietarios se reunirá¡ por lo menos una vez al año para aprobar los presupuestos y cuentas y en las demás ocasiones que lo considere conveniente el presidente o lo pidan la cuarta parte de los propietarios, o un número de estos que representen al menos el 25 por 100 de las cuotas de participación".

Este articulo nos indica que para convocar una junta:

• Tiene que convocarse por el presidente o el 25% de los propietarios e ir firmada por el convocante.
• Tiene que exponer: día, hora y lugar donde se realizara la junta.
• Orden del día: Temas a tratar en la reunión.
• La junta se convoca en Primera convocatoria y en Segunda Convocatoria con al menos media hora entre ellas.

Para que este válidamente los constituida la junta en 1ª Convocatoria tienen que estar presentes la mitad más uno del 100%.

Si no se llega a esta mayoría, se espera a 2ª convocatoria que se legitima la junta con los vecinos allá­ reunidos.

• El Último punto del orden del día es Ruegos y Preguntas.
• Habrá una relación de los propietarios que no están al corriente de los pagos y se advertirá de la privación del derecho de voto si no han abonado las cantidades antes de la junta.

En una comunidad de vecinos puede haber

juntas ordinarias o extraordinarias.

La Junta General Ordinaria corresponde a la reunión anual de la comunidad donde las características de esta reunión son:

• Se convoca con mínimo 6 días de antelación.
• Expone el Orden del día en el que tiene que incluir:

Cuentas anuales

Presupuestos, Cuotas ,..

Cambios de Órganos de gobierno de la comunidad (presidente, administrador)

Incidencias del ejercicio anterior

Acuerdos para el funcionamiento y convivencia del ejercicio.

Mientras que en las Junta General Extraordinaria se trata de la junta que se hace en el año y que no sea la junta ordinaria. Las características son:

• Se convoca para que llegue a conocimiento de todos los propietarios.
• El orden del día será¡

Obra

Derrama

U otro problema que afecte a la comunidad y que no puede esperar a la Junta Ordinaria.

Tras terminar la reunión, ordinaria o extraordinaria, se debe redactar un documento  en los  10 días siguientes que se llama Acta de la reunión y debe contener:

• Fecha de la reunión.
• Asistentes a la reunión.
• Quien convoco la junta.
• Si la reunión es ordinaria o extraordinaria.
• Reunión en Primera o Segunda convocatoria.
• Se recoja todo lo tratado en la junta.
• Conclusiones de la junta y votaciones si las hubiera.
• Debe ser firmada por el presidente y el administrador.

El acta debe transcribirse al LIBRO DE ACTAS que debe estar registrado en el registro de la propiedad. El acta se remitirá mediante una copia a cada propietario del inmueble.

(Fotos sala de Juntas Comunia ®)

Impugnación de un acuerdo aprobado en junta 

El plazo para impugnar un acuerdo aprobado en junta contará de manera diferente si el propietario asistió a la reunión o si por el contrario no asistió.

Se considera asistente a la junta al propietario:

• Está presente en la reunión.
• Delega su asistencia en un representante.

Se considera como no asiente a la junta al propietario:

• No estuvo presentes en la reunión.
• No delegó su asistencia en un representante.
• Asistió a la reunión, pero no estuvo presente en la votación del acuerdo ya que se fue de la junta antes de la votación.

Plazo de impugnación

Todo acuerdo aprobado en Junta de Propietarios puede ser impugnado ante el Juzgado, según el artículo 18 de la Ley de Propiedad Horizontal:

1. Es contrario a la ley o estatutos de la comunidad.
2. Resulta gravemente lesivo para los interese de la comunidad en beneficio de uno o varios propietarios.
3. Suponga un grave perjuicio para algún propietario que no tenga obligación jurídica de soportarlo o se hayan adoptado con abuso del derecho.

En el artículo 18 de la ley de Propiedad Horizontal vienen los plazos para impugnar de los acuerdos de la comunidad:

• Contrario a la ley o estatutos. El plazo es de un año.
• Lesivo para los intereses de la comunidad en beneficio de uno o varios propietarios. El plazo es de tres meses.
• Grave perjuicio para algún propietario o adoptado con abuso del derecho. El plazo es de tres meses.

El plazo de impugnación dependerá:

• Asistentes a la reunión, el plazo es desde la fecha de adopción del acuerdo.
• No asistentes a la reunión, el plazo es desde que fueron notificados en acta.

Todo acuerdo contrario a la Ley de Propiedad Horizontal puede ser impugnado en el plazo de un año. Dicho plazo es de caducidad.

Si los acuerdos contrarios a la Ley de Propiedad Horizontal no son impugnados, dichos acuerdos se convalidan.

Ejemplo: Se presenta un acuerdo y se vota en junta aprobándose por mayoría simple. Un propietario de la comunidad cree que para aprobar esa votación se necesita unanimidad.

Dicho acuerdo, puede ser nulo por ser contrario a la ley y puede ser impugnado en el plazo de un año.

Transcurrido este año y sin impugnación, el acuerdo se convalida.

Todo acuerdo contrario a la Ley será nulo de pleno derecho. Dicho acuerdo que es contrario a la ley moral, al orden público o implican un fraude a la Ley, son conceptualmente nulos, y por tanto, insubsanables por el transcurso del tiempo.

Constitución comunidad de propietarios

La gran mayoría de la gente en Bizkaia vive en comunidades de vecinos, y para una buena convivencia vecinal es importante tener un Reglamento interno. Dicho reglamento tiene que regular las acciones principales de la comunidad para evitar conflictos entre los comuneros.

Hay que tener en cuenta que el Reglamento interno de una comunidad no puede ir en contra de los Estatutos de la comunidad ni de la Ley de Propiedad Horizontal.

El reglamento interno hace referencia a los usos de las zonas comunes (suelo, techos, portal, escalera, ascensor, piscina,...)  y los servicios comunes  ( horarios, recogida basura,..).

Para la aprobación del reglamento interno, es necesario aprobarlo en Junta por mayoría de los propietarios. Es decir, toda norma se puede modificar según los usos y costumbres.

Algunas normas para tener en cuenta en el Reglamento interno de la comunidad de propietarios:

• Las normas que son de obligado cumplimiento en las instalaciones.
• La comunidad podrá sancionar a las personas que incumplan las normas, siendo responsable el propietario de la propiedad.
• Señalar los cauces para quejarse de los empleados que pueda tener la comunidad.
• Expresar los cauces para elección de cargos en las Juntas de Propietarios.
• Indicar el uso de las viviendas, teniendo en cuenta el artículo 7 de la Ley de Propiedad Horizontal, la ordenanza municipal de contaminación acústica y los estatutos de la finca.
• Detallar y explicar los niveles de ruido permitido y los horarios.
• Acordar los cauces para la aprobación de elementos comunes: toldos, aire acondicionado,...
• Aclarar si es necesario informar a la comunidad los datos de los inquilinos.
• Cada propietario tendrá la obligación del pago de las cantidades acordadas en junta (cuota y derrama). Más allá de lo acordado en el contrato de arrendamiento.
• Los propietarios se tendrán que hacer cargo de los daños sufridos en zonas comunes por parte de sus inquilinos, empresas contratadas, ...
• Indicar a que elemento comunes está prohibido el acceso: cubierta, caldera,..
• Uso de las zonas comunes: patios, piscina, etc.
• Mostrar donde como y horario donde hay que dejar la basura para su recogida.
• Ubicación de la zona para la colocación de las notas informativas de la comunidad.
• Dejar sentado si hay zona de juegos infantil o no.
• Explicar uso del ascensor (usuarios, numero personas, etc.)
• Especificar el uso del garaje.
• Definir la presencia de mascotas en la comunidad, si se permite o no.
• Definición, elección y funciones de las personas o empresas contratadas ( conserje, personal limpieza, ...).

Para el buen funcionamiento de la comunidad, cuanto más especificadas y definidas están las normas de convivencia, resulta más fácil aplicarlas.

Muchas veces, algunas normas pueden parecer reiterativas e infantiles, pero son necesarias ya que todos los propietarios no tienen las mismas costumbres. Para evitar problemas comunitarios es mejor dejar todo escrito, aprobado por los propietarios en Junta.

Los problemas y deficiencias a los que se enfrenta la comunidad de propietarios

Las normas de convivencia tienen que ser conocidas por parte de todos los propietarios, para que todos los vecinos puedan cumplirlas. La comunidad podrá apercibir a quien las infrinjas según lo aprobado en las normas.

El fin último de las normas, es evitar conflicto entre vecinos. Ya que lo que se quiere es que la discusión no termine con la policía o en el juzgado.

La comunidad de propietarios tiene que tener en cuenta las leyes laborales de las personas contratadas (portero, limpieza,..) ya que estas deben de gozar de sus derechos.

En caso de incumplimiento la comunidad puede caer en una mala gestión. Esta será responsable del incumplimiento de las leyes laborales con las consecuencias que ello conlleva.

Las cuentas de la comunidad tienen que estar saneadas, ya que si no se pagan todos los servicios contratados. Algunas empresas pueden dejar de prestar el servicio. La empresa puede alegar  incumplimiento del contrato al tener una deuda contraída con ella.

¿Estáis buscando un Administrador de la propiedad? ¿Te ofertan distintas propuestas y no sabes cual elegir?

El primer paso es determinar si se trata de un profesional que puede realizar sus funciones de Administrador de la propiedad de manera efectiva y transparente. Así asumir las tareas para las que los propietarios no están capacitados o no disponen de tiempo.

Lo primero que debes evaluar es que pueda cumplir las funciones especificas de su cargo de manera profesional y transparente. Tareas para las cuales muchas veces los propietarios no están capacitados o no disponen de tiempo.

Tareas y funciones del administrador de la propiedad

A continuación pasamos a hacer un resumen de dichas tareas:

• Minimizar al máximo el gasto de la gestión comunitaria. Es necesario que el Administrador de la propiedad, encuentre la mejor manera de gestionar los elementos comunes de los vecinos. Con las mejores condiciones económicas posibles. Es fundamental que vele por los intereses de los propietarios.
• Hacer de intermediarios entre todos los que viven en la comunidad: propietarios e inquilinos intentando alcanzar un acuerdo en las diferencias de opinión, conflictos y problemas que puedan surgir en la finca.
• Constatar los acuerdos entre los vecinos y los que se lleven a cabo entre estos  y proveedores, prestadores de servicios ...
• El Administrador de la propiedad debe guardar la documentación jurídica, contable e informativa referente a la comunidad que administra, teniéndola siempre a disposición de quien la solicita: estatutos, documentación bancaria, recibos y facturas, libro de actas, etc.
• Realizar un presupuesto de gastos e ingresos que deberá ser aprobado en Junta de propietario siempre pendiente de buscar la mejor rentabilidad de todos.
• Es labor del Administrador de la propiedad hacer la contabilidad del conjunto. Libros de ingresos y egresos, cobro a morosos, etc.
• Cuando sea necesario ejecutar obras en el edificio, solicitara presupuestos a proveedores para la realización de obras o prestación de servicios relativos al mantenimiento del lugar. Cuando se trate de reparaciones urgentes no previstas también deberán actuar inmediatamente realizando los pagos pertinentes. En este caso siempre necesitaran avisar al Presidente.
• Deberán tener en cuenta la Ley de Propiedad Horizontal y las normas para confeccionar, mantener actualizados y presentar ante quien corresponda todos los documentos y registros que requiere el correcto funcionamiento de un edificio.

En la búsqueda de Administrador de la propiedad

Te habrás encontrado candidatos que te ofrecen lo anteriormente expuesto y otros servicios añadidos. Últimamente estamos oyendo hablar de lo que se denominan gestores integrales. Además del asesoramiento legal, contable y jurí­dico, incluyen otros tales como limpieza, portera, mantenimiento ...

En la sabiduría popular se dice "quien mucho abarca, poco aprieta". No vamos a decir que suceda esto en todos los casos pero lo que si­ puede ocurrir que aunque al principio nos parezca que estamos ahorrando un dinero al contratar todos los servicios juntos, nos podemos encontrar que los resultados no sean satisfactorios y que el malestar por una limpieza poco optima, contratación de personal sin cumplir todas las exigencias en normativa laboral, mantenimiento con retrasos o poco efectivo, puede acarrear para los usuarios de la finca problemas de convivencia.

En este punto aparecen las discusiones entre vecinos  y se toman decisiones tales como dejar de abonar la cuota de comunidad puesto que no están conformes con el estado de las instalaciones, generándose unos problemas de convivencia y económicos que en la mayor parte de los casos tienen un difícil retorno.

Con lo anterior, no queremos decir que siempre que se contrate a un gestor integral vaya a suceder lo expuesto, pero es fundamental antes de contratarlo solicitar referencias a otras comunidades de propietarios y así­ poder decidir con los datos aportados.

Con los servicios contratados de manera independiente, podemos tener costos más elevados pero el Administrador de la propiedad se ocupará de que el servicio de limpieza se realice con personal apto y cualificado que trabajará bajo supervisión y dentro de los marcos legales en materia laboral. De la misma manera gestionará el resto de servicios comunitarios de mantenimiento: antena, jardinería, portero automático, ascensor y todos los que sean necesarios para el buen funcionamiento de la finca.

Podemos encontrar información para la contratación de un administrador de la propiedad a través de la web contrastando los servicios, consultar referencias y elegir el que consideren mejor según el presupuesto.

Funciones del Administrador de la propiedad para una buena gestión de comunidades

Es importante que los Administradores de la propiedad realicen una serie de funciones para conseguir una buena gestión de las comunidades:

• Única cuenta bancaria: Claramente expresado por la Asociación de Presidentes de Comunidades y Administradores de fincas (APAF), consiste en que cada Comunidad de Propietarios dispone de una cuenta exclusiva, en donde quedan reflejados sus ingresos y gastos, y pueda conocer en todo momento el saldo bancario, siendo titular el presidente en funciones. El administrador de la propiedad podrá consultar los movimientos para realizar una correcta gestión. De esta manera se evita que el administrador de la propiedad, al tener todas las comunidades unificadas en una cuenta, mezcle los ingresos y gastos de varias, utilice los ingresos de cunas comunidades para cubrir los gastos de otras y no perciba cada una de ellas los intereses de sus cuentas. Todo esto nos llevará a un desvió de fondos, y derramas innecesarias para los vecinos, no sabiendo si están pagando más de lo necesario debido a un mal servicio del administrador de la propiedad.
• Por otro lado, la cuenta única no permite un correcto control de impagados. La cuenta única convierte algo que debía ser claro y transparente en algo confuso y tan complejo que se convierte en el principal argumento para que el Administrador haga y deshaga a su gusto, sin ningún control financiero real.
• Es importante que el Administrador de la propiedad estén colegiado para una mayor garantía y seguridad.
• Compromiso de atención: Una Administración de la propiedad en la que no se atiende al teléfono, no responde a las consultas, que no gestiona las incidencias de los vecinos y que no muestra interés en los temas propuestos por los vecinos, no realiza una buena gestión de comunidades.
• Superficialidad: Un profesional que se olvida de los pagos, omite informaciones, no se presenta a las reuniones o que trata los problemas con superficialidad, no merece seguir en la misma finca, evidentemente.
• La causa más grave que lleva a los vecinos a votar un cambio de Administrador de la propiedad es la mala gestión de la comunidad. No  se trata únicamente de no solucionar los problemas, sino realizar subidas de cuotas no necesarias perjudicando así­ a los vecinos, emitir los recibos sin una fecha fija que puede crear morosos en la comunidad, gastos anuales que se plantean mal, poca transparencia en la morosidad, duplicidad de pagos, sanciones de los organismos oficiales y errónea gestión de los contratos, trabajos y obras innecesarias para favorecer a determinados proveedores que tienen relación directa con el Administrador de la propiedad con el fin de conseguir dinero extra o dar trabajo a conocidos y familiares.

El 8% de las quejas de las comunidades de propietarios se centran en la mala gestión del Administrador de la Propiedad. El profesional deberá ser honrado y transparente y deberá poner a disposición de los vecinos todas las informaciones que custodia. Además deberá ser diligente en la resolución de las necesidades de la comunidad que le ha contratado.

Cualquier conducta sospechosa del administrador de fincas deberá ponerse en conocimiento del colegio de administradores de fincas correspondiente, siendo la segunda opción acudir a la Administración de Justicia.

Es imprescindible participar bien de cerca de la administración de nuestros bienes.

 Ordenanza municipal de ruidos de Bilbao

El ayuntamiento de Bilbao en la Ordenanza Municipal de Protección del medio Ambiente, B.O.B: 10/6/2000 , nos indica los criterios de calidad ambiental para los parámetros de vibraciones y ruidos en Bilbao . La contaminación acústica será reducida al máximo por La Administración pública de Bilbao.  Para ello se instalan unos varemos máximos de ruidos según horario:

Los limites acústicos en Bilbao son:

Así mismo el limite nocturno de ruidos podrá aumentarse en la franja intermedia 5 dBA, mientras que  el ruido de fondo se calcula: limite exterior + 3 dBA.

Quedan excluidos de los varemos de ruido en Bilbao de esta ordenanza:

Cuando se conceden autorizaciones especiales se darán en cuanto a horario y a las condiciones específicas que generan el ruido.  Señalar que quedan excluidos de la ordenanza los siguientes ruidos:

1. Los ruidos con carácter temporal y en zonas específicas que se producen por actividades con motivo de fiestas patronales o espectáculos públicos , religiosos, culturales, … y que han solicitado la autorización pertinente.
2. Durante la noche se podrán realizar ruidos de obras de construcción o derribo, según las Directivas Europeas.
3. La Ley de Propiedad Horizontal regula las molestias entre viviendas. Los interesados podrán pedir a la Administración municipal que aporte mediciones y pruebas.
4. Situaciones que implican interés general, urgencia o peligro. ( Desordenes público, zonas de moda, …)
5. Vehículos a motor en el exterior de un local.

Para evaluar las emisiones en exterior o en interior, los criterios serán: Niveles en decibelios, Niveles continuos durante el tiempo y Niveles sonoros máximo

Todas estas mediciones de niveles sonoros se realizan mediante un equipo especializado llamado Sonómetro y  para su manejo del equipo el personal tiene que tener formación técnica. Los Inspectores de Medio Ambiente y del Servicio de Seguridad Ciudadana vigilarán el incumplimiento de la normativa. Podrán hacer las mediciones que consideren oportunas sin necesidad de ponerlo en conocimiento del posible infractor. Las mediciones serán válidas como pruebas del posible expediente sancionador. El técnico de Bilbao crea que los ruidos son evitable, se deberán tomar las medidas para que los ruidos cesen o disminuyan.

Los vecinos que emiten ruidos en Bilbao

Los propietarios que generen ruidos en Bilbao tendrán que tener en cuenta los procesos productivos y los sistemas de aislamiento actuales.  Deben evitar en la manera de lo posible la emisión de ruidos para no superar los límites. Las actividades que sean molestas deberán presentar un proyecto técnico con la licencia de actividad que debe incluir:

1. Elementos que generan ruido.
2. Descripción del ruido.
3. Niveles sonoros de emisión.
4. Ubicación de cada elemento que genera ruido.
5. Datos de los propietarios afectados o del Presidente de la comunidad.
6. Datos del Jefe de Obra encargado de las medidas correctoras.
7. Medidas correctoras propuestas para evitar el ruido.

Los técnicos inspectores realizaran todas las inspecciones de medio ambiente oportunas y podrán exigir certificaciones acreditativas de la mediciones de aislamiento de los elementos sonoros. Todas las actividades tienen que tener unos aislamientos mínimos según su uso. Y dependiendo de donde provenga el ruido tendrán que tener unos tratamientos u otros:

1. Aéreo: tratamiento suelo, paredes y techo.
2. Estructural: suelo flotante
3. Las maquinas deberán sujetarse con elementos elásticos para evitar vibraciones.
4. Establecimiento hostelería con equipo de música: instalaran una doble puerta ( nunca estarán las dos puertas abiertas).

Cuando se realizan obras en un edificio en el municipio de Bilbao, se debe hacer un informe técnico. Dicho informe debe incluir como se va a  minimizar los ruidos y las vibraciones de los trabajos que se van a realizar.

El administrador de fincas como encargado del fichero de datos comunitarios

El tratamiento de datos realizados por la comunidad de propietarios tiene como finalidad asegurar el cumplimiento de las obligaciones impuestas por la Ley de Propiedad Horizontal. Así como garantizar los derechos de los propietarios de cada comunidad.

La comunidad de propietarios es el responsable del tratamiento de los ficheros de datos creados para la gestión comunitaria.

Los usos que el administrador de fincas realiza son únicamente los que atribuye la Ley de Propiedad Horizontal. Estos usos son de datos de carácter personal de los propietarios, así como de terceros afectados por gestiones comunitarias.

Según la normativa de protección de datos el administrador de fincas tiene que cumplir:

• Finalidad exclusiva de prestar un servicio al responsable del fichero.
• Dicho servicio deberá está firmado por ambas partes para poder acreditar su contenido.
• Únicamente tratara conforme a las instrucciones de la comunidad y no con fines distintos al que aparezca en dicho contrato.
• Uso de los datos en el ámbito designado por la comunidad.
• Actúa conforme a las instrucciones del tratamiento en las gestiones comunitarias.
• Cuanto termine la relación contractual con el administrador de fincas, se devolverán toda la documentación a la comunidad, en la que conste datos de carácter personal de la comunidad.
• Sin embargo, el administrador podrá mantener, boqueado, los datos que pudieran derivarse responsabilidades de su gestión.

El administrador de fincas deberá mantener las mismas medidas de seguridad que le son exigibles a la comunidad de propietarios.

En caso del mal uso de los ficheros de datos por parte de la administración de fincas. Usando los datos para otra finalidad de la que aparece en el contrato o facilitados a otras personas o empresas. Podrá el administrador de fincas ser responsable del mal uso de los datos y responder a infracciones en las que incurriese personalmente.

Para tratar los datos de carácter personal contratando a una empresa externa, se deberá contar con el consentimiento especifico e informado de los propietarios comuneros.

En el contrato entre las partes debe firmarse las obligaciones de ambas partes contratantes según la ley de protección de datos.

El Reglamento General de Protección de Datos de la Unión Europea entrara en vigor el 25 de mayo del 2018. Este reglamento trae cambios importantes en la normativa aplicada en la actualidad.

El administrador de fincas al ser el encargado de los ficheros debe tener la documentación a disposición de la Agencia Española de Protección de Datos. Esta medida está incluida en el artículo 30 del Reglamento General de Protección de Datos, denominado “Registro de las actividades de tratamiento”.

El administrador de fincas debe cumplir también estas medidas, como encargados de los ficheros.

Para cumplimentar esta exigencia de este artículo, la administración de fincas debe llevar un registro de todas las categorías de actividades efectuadas y debe contener:

1. Datos personales de contacto del responsable de gestionar los ficheros de datos y del delegado de la administración de fincas.

2. Los registros tendrán todas categorías según su uso y el responsable tendrá que realizar, si le es posible, medidas técnicas y organizativas de seguridad dependiendo en cada caso de los registros.

3. Toda la información de los ficheros y registros estará por escrito.

4. El responsable del tratamiento deberá poner a disposición de la Agencia Española de Protección de Datos los registros si la agencia lo solicita.

La normativa de la protección de datos nos dice que hay que tener una persona responsable de los registros, la cual es responsable del fichero. El administrador de fincas en sus funciones de encargado del tratamiento de los datos. Así como en su función de asesoramiento, deberá supervisar y facilitar su cumplimiento y participar del mismo.

El administrador de fincas está en la obligación de dar a las comunidades de propietarios los datos necesarios para realizar los ficheros los datos de carácter personal según la normativa vigente. El asesoramiento y la información tiene que ser correspondiente a las gestiones comunitarias tanto ordinarias como extraordinarias.

Según el Reglamento General de Protección de Datos, toda comunidad de propietarios tiene la obligación de hacer el alta de ficheros de los registros de tratamiento de datos que corresponda. El administrador de fincas será el encargado de explicar dicha obligación y tramitación a los comuneros, siendo posible que sea el encargado de hacer el alta del fichero.

Para garantizar el cumplimiento de la obligación de registro, habrá que hacer correctamente el registro de cada actividad.

El administrador de fincas debe explicar a la comunidad.

El administrador de fincas debe explicar a los propietarios el tratamiento y uso de los datos personales, quien es el responsable de los datos, finalidad y todo ello se explicara  en la recogida de los datos. Los datos serán figurar en los formularios que el administrador de fincas decida, ya que hay obligación de tenerlos por escrito, en papel o electrónicamente.

Los datos personales serán entregados por los propietarios al administrador de fincas y si se recaban indirectamente habrá que notificárselo al implicado en el plazo máximo de 3 meses.

Ambas partes deberán asegurarse de que los datos facilitados están correctos para su correcta gestión según las necesidades para los que fueron requeridos.

El administrador de fincas solo debe recabar los datos estrictamente necesarios y lo tiene que hacer de forma leal y transparente. Deberá de tener un protocolo para la actualización de los datos y su verificación, y para la cancelación de los datos cuando ya no tengan la misma finalidad.

Fuente:  Agencia Española de Protección de Datos