¿Estáis buscando un Administrador de la propiedad? ¿Te ofertan distintas propuestas y no sabes cual elegir?

 

 

 

El primer paso es determinar si se trata de un profesional que puede realizar sus funciones de Administrador de la propiedad de manera efectiva y transparente. Así asumir las tareas para las que los propietarios no están capacitados o no disponen de tiempo.

 

Lo primero que debes evaluar es que pueda cumplir las funciones especificas de su cargo de manera profesional y transparente. Tareas para las cuales muchas veces los propietarios no están capacitados o no disponen de tiempo.

Tareas y funciones del administrador de la propiedad

A continuación pasamos a hacer un resumen de dichas tareas:

• Minimizar al máximo el gasto de la gestión comunitaria. Es necesario que el Administrador de la propiedad, encuentre la mejor manera de gestionar los elementos comunes de los vecinos. Con las mejores condiciones económicas posibles. Es fundamental que vele por los intereses de los propietarios.
• Hacer de intermediarios entre todos los que viven en la comunidad: propietarios e inquilinos intentando alcanzar un acuerdo en las diferencias de opinión, conflictos y problemas que puedan surgir en la finca.
• Constatar los acuerdos entre los vecinos y los que se lleven a cabo entre estos  y proveedores, prestadores de servicios ...
• El Administrador de la propiedad debe guardar la documentación jurídica, contable e informativa referente a la comunidad que administra, teniéndola siempre a disposición de quien la solicita: estatutos, documentación bancaria, recibos y facturas, libro de actas, etc.
• Realizar un presupuesto de gastos e ingresos que deberá ser aprobado en Junta de propietario siempre pendiente de buscar la mejor rentabilidad de todos.
• Es labor del Administrador de la propiedad hacer la contabilidad del conjunto. Libros de ingresos y egresos, cobro a morosos, etc.
• Cuando sea necesario ejecutar obras en el edificio, solicitara presupuestos a proveedores para la realización de obras o prestación de servicios relativos al mantenimiento del lugar. Cuando se trate de reparaciones urgentes no previstas también deberán actuar inmediatamente realizando los pagos pertinentes. En este caso siempre necesitaran avisar al Presidente.
• Deberán tener en cuenta la Ley de Propiedad Horizontal y las normas para confeccionar, mantener actualizados y presentar ante quien corresponda todos los documentos y registros que requiere el correcto funcionamiento de un edificio.

 

En la búsqueda de Administrador de la propiedad

Te habrás encontrado candidatos que te ofrecen lo anteriormente expuesto y otros servicios añadidos. Últimamente estamos oyendo hablar de lo que se denominan gestores integrales. Además del asesoramiento legal, contable y jurí­dico, incluyen otros tales como limpieza, portera, mantenimiento ...

En la sabiduría popular se dice "quien mucho abarca, poco aprieta". No vamos a decir que suceda esto en todos los casos pero lo que si­ puede ocurrir que aunque al principio nos parezca que estamos ahorrando un dinero al contratar todos los servicios juntos, nos podemos encontrar que los resultados no sean satisfactorios y que el malestar por una limpieza poco optima, contratación de personal sin cumplir todas las exigencias en normativa laboral, mantenimiento con retrasos o poco efectivo, puede acarrear para los usuarios de la finca problemas de convivencia.

En este punto aparecen las discusiones entre vecinos  y se toman decisiones tales como dejar de abonar la cuota de comunidad puesto que no están conformes con el estado de las instalaciones, generándose unos problemas de convivencia y económicos que en la mayor parte de los casos tienen un difícil retorno.

Con lo anterior, no queremos decir que siempre que se contrate a un gestor integral vaya a suceder lo expuesto, pero es fundamental antes de contratarlo solicitar referencias a otras comunidades de propietarios y así­ poder decidir con los datos aportados.

Con los servicios contratados de manera independiente, podemos tener costos más elevados pero el Administrador de la propiedad se ocupará de que el servicio de limpieza se realice con personal apto y cualificado que trabajará bajo supervisión y dentro de los marcos legales en materia laboral. De la misma manera gestionará el resto de servicios comunitarios de mantenimiento: antena, jardinería, portero automático, ascensor y todos los que sean necesarios para el buen funcionamiento de la finca.

Podemos encontrar información para la contratación de un administrador de la propiedad a través de la web contrastando los servicios, consultar referencias y elegir el que consideren mejor según el presupuesto.

Funciones del Administrador de la propiedad para una buena gestión de comunidades

 

Es importante que los Administradores de la propiedad realicen una serie de funciones para conseguir una buena gestión de las comunidades:

• Única cuenta bancaria: Claramente expresado por la Asociación de Presidentes de Comunidades y Administradores de fincas (APAF), consiste en que cada Comunidad de Propietarios dispone de una cuenta exclusiva, en donde quedan reflejados sus ingresos y gastos, y pueda conocer en todo momento el saldo bancario, siendo titular el presidente en funciones. El administrador de la propiedad podrá consultar los movimientos para realizar una correcta gestión. De esta manera se evita que el administrador de la propiedad, al tener todas las comunidades unificadas en una cuenta, mezcle los ingresos y gastos de varias, utilice los ingresos de cunas comunidades para cubrir los gastos de otras y no perciba cada una de ellas los intereses de sus cuentas. Todo esto nos llevará a un desvió de fondos, y derramas innecesarias para los vecinos, no sabiendo si están pagando más de lo necesario debido a un mal servicio del administrador de la propiedad.
• Por otro lado, la cuenta única no permite un correcto control de impagados. La cuenta única convierte algo que debía ser claro y transparente en algo confuso y tan complejo que se convierte en el principal argumento para que el Administrador haga y deshaga a su gusto, sin ningún control financiero real.
• Es importante que el Administrador de la propiedad estén colegiado para una mayor garantía y seguridad.
• Compromiso de atención: Una Administración de la propiedad en la que no se atiende al teléfono, no responde a las consultas, que no gestiona las incidencias de los vecinos y que no muestra interés en los temas propuestos por los vecinos, no realiza una buena gestión de comunidades.
• Superficialidad: Un profesional que se olvida de los pagos, omite informaciones, no se presenta a las reuniones o que trata los problemas con superficialidad, no merece seguir en la misma finca, evidentemente.
• La causa más grave que lleva a los vecinos a votar un cambio de Administrador de la propiedad es la mala gestión de la comunidad. No  se trata únicamente de no solucionar los problemas, sino realizar subidas de cuotas no necesarias perjudicando así­ a los vecinos, emitir los recibos sin una fecha fija que puede crear morosos en la comunidad, gastos anuales que se plantean mal, poca transparencia en la morosidad, duplicidad de pagos, sanciones de los organismos oficiales y errónea gestión de los contratos, trabajos y obras innecesarias para favorecer a determinados proveedores que tienen relación directa con el Administrador de la propiedad con el fin de conseguir dinero extra o dar trabajo a conocidos y familiares.

 

El 8% de las quejas de las comunidades de propietarios se centran en la mala gestión del Administrador de la Propiedad. El profesional deberá ser honrado y transparente y deberá poner a disposición de los vecinos todas las informaciones que custodia. Además deberá ser diligente en la resolución de las necesidades de la comunidad que le ha contratado.

Cualquier conducta sospechosa del administrador de fincas deberá ponerse en conocimiento del colegio de administradores de fincas correspondiente, siendo la segunda opción acudir a la Administración de Justicia.

Es imprescindible participar bien de cerca de la administración de nuestros bienes.

 

 Ordenanza municipal de ruidos de Bilbao

 

 

El ayuntamiento de Bilbao en la Ordenanza Municipal de Protección del medio Ambiente, B.O.B: 10/6/2000 , nos indica los criterios de calidad ambiental para los parámetros de vibraciones y ruidos en Bilbao . La contaminación acústica será reducida al máximo por La Administración pública de Bilbao.  Para ello se instalan unos varemos máximos de ruidos según horario:

 

	Limite Exterior	Limite Interior	Lim. Interior  sábado, festivo y víspera festivo
Periodo Diurno	7 a 22 horas	8 a 22 horas	10 a 23 horas
Periodo nocturno	22 a 7 horas	de 22 a 8 horas Franja intermedia ( 7 a 8 y 22 a 24 h.)	Franja Intermedia  23 a 1 , y  9 a 10

 

Los limites acústicos en Bilbao son:

	Exterior Leq DBA		Interior
USOS	DIA	NOCHE	DIA	NOCHE
Sanitario	55	45	30 Leq  35 MaxL	25 Leq  30 MaxL
Residencial	65	55	35 Leq  40 MaxL	25 Leq  30 MaxL
Docente	62	60	30 Leq  35 MaxL
Oficinas	65	60	45 Leq
Comercial	70	60	50 Leq
Industrial	80	70	60 Leq

 

Así mismo el limite nocturno de ruidos podrá aumentarse en la franja intermedia 5 dBA, mientras que  el ruido de fondo se calcula: limite exterior + 3 dBA.

 

Quedan excluidos de los varemos de ruido en Bilbao de esta ordenanza:

Cuando se conceden autorizaciones especiales se darán en cuanto a horario y a las condiciones específicas que generan el ruido.  Señalar que quedan excluidos de la ordenanza los siguientes ruidos:

1. Los ruidos con carácter temporal y en zonas específicas que se producen por actividades con motivo de fiestas patronales o espectáculos públicos , religiosos, culturales, … y que han solicitado la autorización pertinente.
2. Durante la noche se podrán realizar ruidos de obras de construcción o derribo, según las Directivas Europeas.
3. La Ley de Propiedad Horizontal regula las molestias entre viviendas. Los interesados podrán pedir a la Administración municipal que aporte mediciones y pruebas.
4. Situaciones que implican interés general, urgencia o peligro. ( Desordenes público, zonas de moda, …)
5. Vehículos a motor en el exterior de un local.

 

 

Para evaluar las emisiones en exterior o en interior, los criterios serán: Niveles en decibelios, Niveles continuos durante el tiempo y Niveles sonoros máximo

 

Todas estas mediciones de niveles sonoros se realizan mediante un equipo especializado llamado Sonómetro y  para su manejo del equipo el personal tiene que tener formación técnica. Los Inspectores de Medio Ambiente y del Servicio de Seguridad Ciudadana vigilarán el incumplimiento de la normativa. Podrán hacer las mediciones que consideren oportunas sin necesidad de ponerlo en conocimiento del posible infractor. Las mediciones serán válidas como pruebas del posible expediente sancionador. El técnico de Bilbao crea que los ruidos son evitable, se deberán tomar las medidas para que los ruidos cesen o disminuyan.

 

Los vecinos que emiten ruidos en Bilbao

Los propietarios que generen ruidos en Bilbao tendrán que tener en cuenta los procesos productivos y los sistemas de aislamiento actuales.  Deben evitar en la manera de lo posible la emisión de ruidos para no superar los límites. Las actividades que sean molestas deberán presentar un proyecto técnico con la licencia de actividad que debe incluir:

1. Elementos que generan ruido.
2. Descripción del ruido.
3. Niveles sonoros de emisión.
4. Ubicación de cada elemento que genera ruido.
5. Datos de los propietarios afectados o del Presidente de la comunidad.
6. Datos del Jefe de Obra encargado de las medidas correctoras.
7. Medidas correctoras propuestas para evitar el ruido.

 

Los técnicos inspectores realizaran todas las inspecciones de medio ambiente oportunas y podrán exigir certificaciones acreditativas de la mediciones de aislamiento de los elementos sonoros. Todas las actividades tienen que tener unos aislamientos mínimos según su uso. Y dependiendo de donde provenga el ruido tendrán que tener unos tratamientos u otros:

1. Aéreo: tratamiento suelo, paredes y techo.
2. Estructural: suelo flotante
3. Las maquinas deberán sujetarse con elementos elásticos para evitar vibraciones.
4. Establecimiento hostelería con equipo de música: instalaran una doble puerta ( nunca estarán las dos puertas abiertas).

 

Cuando se realizan obras en un edificio en el municipio de Bilbao, se debe hacer un informe técnico. Dicho informe debe incluir como se va a  minimizar los ruidos y las vibraciones de los trabajos que se van a realizar.

 

 

El administrador de fincas como encargado del fichero de datos comunitarios

 

 

El tratamiento de datos realizados por la comunidad de propietarios tiene como finalidad asegurar el cumplimiento de las obligaciones impuestas por la Ley de Propiedad Horizontal. Así como garantizar los derechos de los propietarios de cada comunidad.

La comunidad de propietarios es el responsable del tratamiento de los ficheros de datos creados para la gestión comunitaria.

 

Los usos que el administrador de fincas realiza son únicamente los que atribuye la Ley de Propiedad Horizontal. Estos usos son de datos de carácter personal de los propietarios, así como de terceros afectados por gestiones comunitarias.

 

 

Según la normativa de protección de datos el administrador de fincas tiene que cumplir:

• Finalidad exclusiva de prestar un servicio al responsable del fichero.
• Dicho servicio deberá está firmado por ambas partes para poder acreditar su contenido.
• Únicamente tratara conforme a las instrucciones de la comunidad y no con fines distintos al que aparezca en dicho contrato.
• Uso de los datos en el ámbito designado por la comunidad.
• Actúa conforme a las instrucciones del tratamiento en las gestiones comunitarias.
• Cuanto termine la relación contractual con el administrador de fincas, se devolverán toda la documentación a la comunidad, en la que conste datos de carácter personal de la comunidad.
• Sin embargo, el administrador podrá mantener, boqueado, los datos que pudieran derivarse responsabilidades de su gestión.

 

El administrador de fincas deberá mantener las mismas medidas de seguridad que le son exigibles a la comunidad de propietarios.

En caso del mal uso de los ficheros de datos por parte de la administración de fincas. Usando los datos para otra finalidad de la que aparece en el contrato o facilitados a otras personas o empresas. Podrá el administrador de fincas ser responsable del mal uso de los datos y responder a infracciones en las que incurriese personalmente.

Para tratar los datos de carácter personal contratando a una empresa externa, se deberá contar con el consentimiento especifico e informado de los propietarios comuneros.

En el contrato entre las partes debe firmarse las obligaciones de ambas partes contratantes según la ley de protección de datos.

El Reglamento General de Protección de Datos de la Unión Europea entrara en vigor el 25 de mayo del 2018. Este reglamento trae cambios importantes en la normativa aplicada en la actualidad.

El administrador de fincas al ser el encargado de los ficheros debe tener la documentación a disposición de la Agencia Española de Protección de Datos. Esta medida está incluida en el artículo 30 del Reglamento General de Protección de Datos, denominado “Registro de las actividades de tratamiento”.

 

El administrador de fincas debe cumplir también estas medidas, como encargados de los ficheros.

 

Para cumplimentar esta exigencia de este artículo, la administración de fincas debe llevar un registro de todas las categorías de actividades efectuadas y debe contener:

1. Datos personales de contacto del responsable de gestionar los ficheros de datos y del delegado de la administración de fincas.

 

2. Los registros tendrán todas categorías según su uso y el responsable tendrá que realizar, si le es posible, medidas técnicas y organizativas de seguridad dependiendo en cada caso de los registros.

 

3. Toda la información de los ficheros y registros estará por escrito.

 

4. El responsable del tratamiento deberá poner a disposición de la Agencia Española de Protección de Datos los registros si la agencia lo solicita.

 

La normativa de la protección de datos nos dice que hay que tener una persona responsable de los registros, la cual es responsable del fichero. El administrador de fincas en sus funciones de encargado del tratamiento de los datos. Así como en su función de asesoramiento, deberá supervisar y facilitar su cumplimiento y participar del mismo.

 

El administrador de fincas está en la obligación de dar a las comunidades de propietarios los datos necesarios para realizar los ficheros los datos de carácter personal según la normativa vigente. El asesoramiento y la información tiene que ser correspondiente a las gestiones comunitarias tanto ordinarias como extraordinarias.

Según el Reglamento General de Protección de Datos, toda comunidad de propietarios tiene la obligación de hacer el alta de ficheros de los registros de tratamiento de datos que corresponda. El administrador de fincas será el encargado de explicar dicha obligación y tramitación a los comuneros, siendo posible que sea el encargado de hacer el alta del fichero.

Para garantizar el cumplimiento de la obligación de registro, habrá que hacer correctamente el registro de cada actividad.

 

El administrador de fincas debe explicar a la comunidad.

El administrador de fincas debe explicar a los propietarios el tratamiento y uso de los datos personales, quien es el responsable de los datos, finalidad y todo ello se explicara  en la recogida de los datos. Los datos serán figurar en los formularios que el administrador de fincas decida, ya que hay obligación de tenerlos por escrito, en papel o electrónicamente.

 

Los datos personales serán entregados por los propietarios al administrador de fincas y si se recaban indirectamente habrá que notificárselo al implicado en el plazo máximo de 3 meses.

Ambas partes deberán asegurarse de que los datos facilitados están correctos para su correcta gestión según las necesidades para los que fueron requeridos.

El administrador de fincas solo debe recabar los datos estrictamente necesarios y lo tiene que hacer de forma leal y transparente. Deberá de tener un protocolo para la actualización de los datos y su verificación, y para la cancelación de los datos cuando ya no tengan la misma finalidad.

 

Fuente:  Agencia Española de Protección de Datos