Legitimidad de la Administración de Fincas para la protección de datos comunitarios
La Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) reconoce que uno de los temas más consultados en su página web es la protección de datos en las comunidades de vecinos.
La Administración de Fincas, gestionan el 80% del paquete total de viviendas en Bizkaia. Estos profesionales están legitimados para tratar y disponer de los datos de los copropietarios. Los datos que resulten necesarios para la gestión ordinaria de los asuntos de la comunidad. En virtud de la relación contractual que les vinculan con la comunidad. Y en los términos acordados en la misma y en el marco de la Ley de Propiedad Horizontal.
Todo el tratamiento se hace según la normativa de protección de datos vigente actualmente en nuestro país. Señalar que, en mayo del 2016, se publicó el Reglamento General de Protección de Datos de la Unión Europea. Este reglamento será aplicable desde mayo del 2018 e introduce cambios importantes en la normativa aplicable en la actualidad.
Los ficheros de propietarios y la administración de fincas
La Administración de Fincas, son gestores materiales de los tratamientos y asesores de todo lo relacionado con la protección de los datos personales afectados. El fichero más usual en una comunidad de Propietarios es el que incorpora información personal de los propietarios integrantes de la propia comunidad. Estos ficheros suelen contener los siguientes datos: nombre de los propietarios, teléfonos, dirección postal y dirección de correo electrónico.
Suelen llamarse ” Fichero de Propietarios” y la administración de fincas se sirve de él para su gestión contable, fiscal y administrativa. Asegurando el cumplimiento por los propietarios de las obligaciones impuestas por:
- Ley de Propiedad Horizontal (LPH)
- Ejercicio de los derechos que corresponden a los copropietarios en la comunidad.
La finalidad del tratamiento de los datos de las comunidades de propietarios es la de Gestión de la Comunidad. Sirve para funciones legales y contractuales asumidas, así como para facilitar el ejercicio de sus derechos a los propios propietarios comuneros.
El fichero de propietarios tiene la obligación de inscribirse en el Registro General de Protección de Datos. Esta obligación corresponde a la comunidad. Pudiendo hacer la inscripción el presidente o la administración de fincas colegiado, que actúa como representante del responsable del fichero.
Recordar que el responsable de los ficheros creados para la gestión adecuada y funcionamiento correcto de la comunidad de propietarios corresponde a la Comunidad de Propietarios . Esta responde en caso de mal uso del fichero, multa dela Agencia Española de Protección de Datos, ….