Qué debe hacer un Administrador de la propiedad

Comunia Gestión Sin categoría 30 agosto, 2017

 

 

¿Estáis buscando un Administrador de la propiedad? ¿Te ofertan distintas propuestas y no sabes cual elegir?

 

 

 

El primer paso es determinar si se trata de un profesional que puede realizar sus funciones de Administrador de la propiedad de manera efectiva y transparente. Así asumir las tareas para las que los propietarios no están capacitados o no disponen de tiempo.

 

Lo primero que debes evaluar es que pueda cumplir las funciones especificas de su cargo de manera profesional y transparente. Tareas para las cuales muchas veces los propietarios no están capacitados o no disponen de tiempo.

Tareas y funciones del administrador de la propiedad

A continuación pasamos a hacer un resumen de dichas tareas:

  • Minimizar al máximo el gasto de la gestión comunitaria. Es necesario que el Administrador de la propiedad, encuentre la mejor manera de gestionar los elementos comunes de los vecinos. Con las mejores condiciones económicas posibles. Es fundamental que vele por los intereses de los propietarios.
  • Hacer de intermediarios entre todos los que viven en la comunidad: propietarios e inquilinos intentando alcanzar un acuerdo en las diferencias de opinión, conflictos y problemas que puedan surgir en la finca.
  • Constatar los acuerdos entre los vecinos y los que se lleven a cabo entre estos  y proveedores, prestadores de servicios ...
  • El Administrador de la propiedad debe guardar la documentación jurídica, contable e informativa referente a la comunidad que administra, teniéndola siempre a disposición de quien la solicita: estatutos, documentación bancaria, recibos y facturas, libro de actas, etc.
  • Realizar un presupuesto de gastos e ingresos que deberá ser aprobado en Junta de propietario siempre pendiente de buscar la mejor rentabilidad de todos.
  • Es labor del Administrador de la propiedad hacer la contabilidad del conjunto. Libros de ingresos y egresos, cobro a morosos, etc.
  • Cuando sea necesario ejecutar obras en el edificio, solicitara presupuestos a proveedores para la realización de obras o prestación de servicios relativos al mantenimiento del lugar. Cuando se trate de reparaciones urgentes no previstas también deberán actuar inmediatamente realizando los pagos pertinentes. En este caso siempre necesitaran avisar al Presidente.
  • Deberán tener en cuenta la Ley de Propiedad Horizontal y las normas para confeccionar, mantener actualizados y presentar ante quien corresponda todos los documentos y registros que requiere el correcto funcionamiento de un edificio.

 

En la búsqueda de Administrador de la propiedad

Te habrás encontrado candidatos que te ofrecen lo anteriormente expuesto y otros servicios añadidos. Últimamente estamos oyendo hablar de lo que se denominan gestores integrales. Además del asesoramiento legal, contable y jurí­dico, incluyen otros tales como limpieza, portera, mantenimiento ...

En la sabiduría popular se dice "quien mucho abarca, poco aprieta". No vamos a decir que suceda esto en todos los casos pero lo que si­ puede ocurrir que aunque al principio nos parezca que estamos ahorrando un dinero al contratar todos los servicios juntos, nos podemos encontrar que los resultados no sean satisfactorios y que el malestar por una limpieza poco optima, contratación de personal sin cumplir todas las exigencias en normativa laboral, mantenimiento con retrasos o poco efectivo, puede acarrear para los usuarios de la finca problemas de convivencia.

En este punto aparecen las discusiones entre vecinos  y se toman decisiones tales como dejar de abonar la cuota de comunidad puesto que no están conformes con el estado de las instalaciones, generándose unos problemas de convivencia y económicos que en la mayor parte de los casos tienen un difícil retorno.

Con lo anterior, no queremos decir que siempre que se contrate a un gestor integral vaya a suceder lo expuesto, pero es fundamental antes de contratarlo solicitar referencias a otras comunidades de propietarios y así­ poder decidir con los datos aportados.

Con los servicios contratados de manera independiente, podemos tener costos más elevados pero el Administrador de la propiedad se ocupará de que el servicio de limpieza se realice con personal apto y cualificado que trabajará bajo supervisión y dentro de los marcos legales en materia laboral. De la misma manera gestionará el resto de servicios comunitarios de mantenimiento: antena, jardinería, portero automático, ascensor y todos los que sean necesarios para el buen funcionamiento de la finca.

Podemos encontrar información para la contratación de un administrador de la propiedad a través de la web contrastando los servicios, consultar referencias y elegir el que consideren mejor según el presupuesto.

Funciones del Administrador de la propiedad para una buena gestión de comunidades

 

Es importante que los Administradores de la propiedad realicen una serie de funciones para conseguir una buena gestión de las comunidades:

  • Única cuenta bancaria: Claramente expresado por la Asociación de Presidentes de Comunidades y Administradores de fincas (APAF), consiste en que cada Comunidad de Propietarios dispone de una cuenta exclusiva, en donde quedan reflejados sus ingresos y gastos, y pueda conocer en todo momento el saldo bancario, siendo titular el presidente en funciones. El administrador de la propiedad podrá consultar los movimientos para realizar una correcta gestión. De esta manera se evita que el administrador de la propiedad, al tener todas las comunidades unificadas en una cuenta, mezcle los ingresos y gastos de varias, utilice los ingresos de cunas comunidades para cubrir los gastos de otras y no perciba cada una de ellas los intereses de sus cuentas. Todo esto nos llevará a un desvió de fondos, y derramas innecesarias para los vecinos, no sabiendo si están pagando más de lo necesario debido a un mal servicio del administrador de la propiedad.
  • Por otro lado, la cuenta única no permite un correcto control de impagados. La cuenta única convierte algo que debía ser claro y transparente en algo confuso y tan complejo que se convierte en el principal argumento para que el Administrador haga y deshaga a su gusto, sin ningún control financiero real.
  • Es importante que el Administrador de la propiedad estén colegiado para una mayor garantía y seguridad.
  • Compromiso de atención: Una Administración de la propiedad en la que no se atiende al teléfono, no responde a las consultas, que no gestiona las incidencias de los vecinos y que no muestra interés en los temas propuestos por los vecinos, no realiza una buena gestión de comunidades.
  • Superficialidad: Un profesional que se olvida de los pagos, omite informaciones, no se presenta a las reuniones o que trata los problemas con superficialidad, no merece seguir en la misma finca, evidentemente.
  • La causa más grave que lleva a los vecinos a votar un cambio de Administrador de la propiedad es la mala gestión de la comunidad. No  se trata únicamente de no solucionar los problemas, sino realizar subidas de cuotas no necesarias perjudicando así­ a los vecinos, emitir los recibos sin una fecha fija que puede crear morosos en la comunidad, gastos anuales que se plantean mal, poca transparencia en la morosidad, duplicidad de pagos, sanciones de los organismos oficiales y errónea gestión de los contratos, trabajos y obras innecesarias para favorecer a determinados proveedores que tienen relación directa con el Administrador de la propiedad con el fin de conseguir dinero extra o dar trabajo a conocidos y familiares.

 

El 8% de las quejas de las comunidades de propietarios se centran en la mala gestión del Administrador de la Propiedad. El profesional deberá ser honrado y transparente y deberá poner a disposición de los vecinos todas las informaciones que custodia. Además deberá ser diligente en la resolución de las necesidades de la comunidad que le ha contratado.

Cualquier conducta sospechosa del administrador de fincas deberá ponerse en conocimiento del colegio de administradores de fincas correspondiente, siendo la segunda opción acudir a la Administración de Justicia.

Es imprescindible participar bien de cerca de la administración de nuestros bienes.