El administrador de fincas como encargado del fichero de datos comunitarios
El tratamiento de datos realizados por la comunidad de propietarios tiene como finalidad asegurar el cumplimiento de las obligaciones impuestas por la Ley de Propiedad Horizontal. Así como garantizar los derechos de los propietarios de cada comunidad.
La comunidad de propietarios es el responsable del tratamiento de los ficheros de datos creados para la gestión comunitaria.
Los usos que el administrador de fincas realiza son únicamente los que atribuye la Ley de Propiedad Horizontal. Estos usos son de datos de carácter personal de los propietarios, así como de terceros afectados por gestiones comunitarias.
Según la normativa de protección de datos el administrador de fincas tiene que cumplir:
- Finalidad exclusiva de prestar un servicio al responsable del fichero.
- Dicho servicio deberá está firmado por ambas partes para poder acreditar su contenido.
- Únicamente tratara conforme a las instrucciones de la comunidad y no con fines distintos al que aparezca en dicho contrato.
- Uso de los datos en el ámbito designado por la comunidad.
- Actúa conforme a las instrucciones del tratamiento en las gestiones comunitarias.
- Cuanto termine la relación contractual con el administrador de fincas, se devolverán toda la documentación a la comunidad, en la que conste datos de carácter personal de la comunidad.
- Sin embargo, el administrador podrá mantener, boqueado, los datos que pudieran derivarse responsabilidades de su gestión.
El administrador de fincas deberá mantener las mismas medidas de seguridad que le son exigibles a la comunidad de propietarios.
En caso del mal uso de los ficheros de datos por parte de la administración de fincas. Usando los datos para otra finalidad de la que aparece en el contrato o facilitados a otras personas o empresas. Podrá el administrador de fincas ser responsable del mal uso de los datos y responder a infracciones en las que incurriese personalmente.
Para tratar los datos de carácter personal contratando a una empresa externa, se deberá contar con el consentimiento especifico e informado de los propietarios comuneros.
En el contrato entre las partes debe firmarse las obligaciones de ambas partes contratantes según la ley de protección de datos.
El Reglamento General de Protección de Datos de la Unión Europea entrara en vigor el 25 de mayo del 2018. Este reglamento trae cambios importantes en la normativa aplicada en la actualidad.
El administrador de fincas al ser el encargado de los ficheros debe tener la documentación a disposición de la Agencia Española de Protección de Datos. Esta medida está incluida en el artículo 30 del Reglamento General de Protección de Datos, denominado “Registro de las actividades de tratamiento”.
El administrador de fincas debe cumplir también estas medidas, como encargados de los ficheros.
Para cumplimentar esta exigencia de este artículo, la administración de fincas debe llevar un registro de todas las categorías de actividades efectuadas y debe contener:
- Datos personales de contacto del responsable de gestionar los ficheros de datos y del delegado de la administración de fincas.
- Los registros tendrán todas categorías según su uso y el responsable tendrá que realizar, si le es posible, medidas técnicas y organizativas de seguridad dependiendo en cada caso de los registros.
- Toda la información de los ficheros y registros estará por escrito.
- El responsable del tratamiento deberá poner a disposición de la Agencia Española de Protección de Datos los registros si la agencia lo solicita.
La normativa de la protección de datos nos dice que hay que tener una persona responsable de los registros, la cual es responsable del fichero. El administrador de fincas en sus funciones de encargado del tratamiento de los datos. Así como en su función de asesoramiento, deberá supervisar y facilitar su cumplimiento y participar del mismo.
El administrador de fincas está en la obligación de dar a las comunidades de propietarios los datos necesarios para realizar los ficheros los datos de carácter personal según la normativa vigente. El asesoramiento y la información tiene que ser correspondiente a las gestiones comunitarias tanto ordinarias como extraordinarias.
Según el Reglamento General de Protección de Datos, toda comunidad de propietarios tiene la obligación de hacer el alta de ficheros de los registros de tratamiento de datos que corresponda. El administrador de fincas será el encargado de explicar dicha obligación y tramitación a los comuneros, siendo posible que sea el encargado de hacer el alta del fichero.
Para garantizar el cumplimiento de la obligación de registro, habrá que hacer correctamente el registro de cada actividad.
El administrador de fincas debe explicar a la comunidad.
El administrador de fincas debe explicar a los propietarios el tratamiento y uso de los datos personales, quien es el responsable de los datos, finalidad y todo ello se explicara en la recogida de los datos. Los datos serán figurar en los formularios que el administrador de fincas decida, ya que hay obligación de tenerlos por escrito, en papel o electrónicamente.
Los datos personales serán entregados por los propietarios al administrador de fincas y si se recaban indirectamente habrá que notificárselo al implicado en el plazo máximo de 3 meses.
Ambas partes deberán asegurarse de que los datos facilitados están correctos para su correcta gestión según las necesidades para los que fueron requeridos.
El administrador de fincas solo debe recabar los datos estrictamente necesarios y lo tiene que hacer de forma leal y transparente. Deberá de tener un protocolo para la actualización de los datos y su verificación, y para la cancelación de los datos cuando ya no tengan la misma finalidad.
Fuente: Agencia Española de Protección de Datos